İşyerinizdeki efektif sistemler size ve ekibinize zaman, para ve enerji kazandırır.    Sistematize etmenin temel kuralı ise şudur :

Rutin işleri  sistematize etmek ; istisna durumlarda ise inisiyatif vermek gerekir.

Sistematize edilmemiş her şey insanlar tarafından yürütülmeye çalışılır. Ancak fazla kişi çalıştırmak yerine sistemi kurmak ve işletmek her zaman daha avantajlıdır. Sistem kurmak her şeyin çalışanlardan bağımsız bir şekilde ve sürekli olarak yapıldığı anlamını taşır.

Hatırlamak gerekir ki …

  • İşletmeleri sistemler yürütür…
  • Sistemleri çalışanlar kurar …
  • Siz çalışanlara liderlik yaparsınız …

 

 

  • Proseslerinizi çizin

İş akışlarınızı  çizin. Bu size her şeyin nasıl bir biriyle entegre olduğunu gösterecektir. Böylece mevcut işleyişinizde eğer bu entegrasyonu uzatan veya bozan noktalar;

Size zaman ve para kaybettiren bölümler varsa bunları rahatlıkla görebilirsiniz. Proseslerin çiziminde bölüm yöneticilerinden destek alabileceğiniz gibi işletmeniz kalite sorumlusundan da destek alabilirsiniz.

 

  • İşlerin yapılması için gereken dökümanları / akışı hazırlayın

Bir görevin tamamlanması için gereken her şeyi yazması için o işi yapan çalışanı görevlendirin . Bu kişi daha sonra yanına yeni bir kişi alsın ve yazdığı işleri teker teker  bu yeni kişinin yazılanları okuyarak yapmasını sağlasın. Mevcutta işi yapan kişi yeni kişiye aralarda durup da birşeyleri anlatma ihtiyacı hissediyorsa bu anlattıklarını da yazması gerekiyor demektir.

Bu kişi işin akışı ile ilgili  süreç bitince yeni bir kişiyle daha aynı süreci yaşayın. Her hangi bir kişi bu işi hiçbir müdahaleye gerek kalmadan yazılanlar üzerinden eksiksiz ve hatasız olarak yapabiliyorsa iş akışı olmuştur

 

 

  • Temel Performans Göstergeleri ile sonuçları ölçün :

 

Bunlar  sistemin ve tabi ki işi yapan kişilerin performansını gösterecek 5 top performans göstergesi  olmalıdır. Bunları da mevcutta işi yapan kişiden isteyin. (Satış rakamı / yönlendirilen müşteri sayısı , dönüşüm oranı ….) ve fakat kendi görüş ve tecrübenizi de oraya koymaktan çekinmeyin.

 

 

  • Kurduğunuz sistemin zamanla değişmesine ve gelişmesine izin verin.

 

Sistemin kendini yenilemesi ve işiniz büyüdükçe aynı hızda büyüyebilecek kapasitede olmasına emin olun.

 

  • Günlük iş hayatınızda bir çalışanın yapabileceği ancak halen sizin yaptığınız neler var? Listeleyin. En az 10 adet iş çıkacaktır. Bunları sistematize ederseniz ne kazanırsınız ?

 

Sistematize edin!

Maaş verdiğiniz bir çalışanınıza devredin. Zamanınızı daha büyük işler için harcayın. Hatırlayın ki , sizin amacınız işinizin üzerinde çalışmak olmalı .

 

  • Günlük işlerinizde yapmaktan hiç hoşlanmadığınız ve bir çalışana yaptırabileceğiniz hangi işler var? Listeleyin. En az 5 iş çıkacaktır.

Bunları ona yaptırın ve sistematize edin! 

 

 

  • Sistemi çok komplike/zor bir hale getirmeyin. Basitleştirin. Çalışanların takibini kolaylaştırmak için sisteminizin basit olması önemlidir.

 

  • Video , fotoğraf ve ses uyarıcıları kullanmakta fayda vardır. Anlatmak istediğiniz konuyu veya işi yapan kişinin bu şekildeki görselleri çok işe yarar . Bu sistemin takibini kolaylaştırır.

 

  • Prosedür , uygulama ve kullanım klavuzlarını kolay ulaşılabilir bir formata sokun. Tüm çalışanlarda bir adet olmalı veya nerede bulabileceklerine emin olmalılar.

 

Unutmayın, işleri kolaylaştırmak sizin elinizde!